Buhalterinių dokumentų archyvavimas įmonėje

Interneto Svetainė

Verslininkai turi žinoti, kad buhalterinius įrašus reikia prižiūrėti. Jie turi būti saugomi taip, kad galimo patikrinimo metu prieiga prie jų būtų neribota, o dokumentai būtų pilni. Skaitykite žemiau esantį straipsnį ir sužinokite, kaip juos saugoti ir kaip archyvuoti apskaitos dokumentus!

Kokius apskaitos dokumentus reikia archyvuoti?

Verslininkai pirmiausia privalo saugoti:

  • pajamų ir išlaidų knygos,

  • PVM registrai,

  • pardavimo įrašai,

  • visi buhalteriniai dokumentai, įskaitant pirkimo ar pardavimo patvirtinimai,

  • dokumentai, susiję su inventorizacija (fizine inventorizacija),

  • deklaracija,

  • metinės deklaracijos kopiją.

Buhalterinės apskaitos dokumentų archyvavimas – pajamų ir išlaidų knyga

Vadovaujantis mokesčių įstatymo nuostatomis, vedant pajamų ir išlaidų mokesčių knygą, apskaitos dokumentai turėtų būti saugomi 5 metus, skaičiuojant nuo metų, kuriais buvo pateikta metinė mokesčių deklaracija, pabaigos. .

Svarbu!

Pasikeitus taisyklėms, KPiR spausdinimas šiuo metu nėra privalomas. Pakanka laikyti knygas elektronine forma!

1 pavyzdys.

2017 m. KPiR tvarkantis mokesčių mokėtojas pateikė 2016 m. mokesčių deklaraciją. Apskaitos dokumentų saugojimas turi būti skaičiuojamas nuo tų metų, kuriais buvo pateikta deklaracija, pabaigos. Todėl jei verslininkas juos pateikė 2017 m., apskaitos dokumentų archyvavimas turėtų vykti iki 2022 m.

Tačiau reikia pažymėti, kad ne visų dokumentų saugojimo terminas yra 5 metai. Išimties pavyzdys – ilgalaikio ir nematerialiojo turto registras.

2 pavyzdys.

Gyvenamųjų patalpų nusidėvėjimas gali trukti ilgiau nei 60 metų, taikant 1,5 proc. Todėl dokumentacija turėtų būti saugoma iki paskutinio konkretaus ilgalaikio turto nusidėvėjimo apskaičiavimo.

Svarbu!

Apskaitos dokumentai yra pagrindinis įrodymas mokesčių inspekcijos patikrinimo metu, todėl turėtumėte turėti visus sandorius patvirtinančius dokumentus, sąskaitų faktūrų kopijas ar dublikatus!

Kaip archyvuoti apskaitos dokumentus?

Apskaitos dokumentai gali būti saugomi originalia (popierine) versija. Saugant KPiR naudojant kompiuterines programas, kai kurie apskaitos dokumentai gali būti archyvuojami elektronine versija, tačiau jie turi būti tinkamai apsaugoti, pvz., nuo duomenų sugadinimo, sunaikinimo ar pakeitimo. Jei verslininkas pavedė KPiR tvarkyti apskaitos tarnybai, jis privalo per 7 dienas nuo sutarties sudarymo su įstaiga apie tai pranešti kompetentingos mokesčių inspekcijos vadovui. Buhalterijos adresas ir pavadinimas, KPiR ir apskaitos dokumentų saugojimo ir saugojimo adresas turi būti pateikti raštu.

Remiantis 2013 m. rugpjūčio 21 d. Mokesčių rūmų Bydgoščiuje direktoriaus individualiu aiškinimu (nuoroda ITPP3 / 443-275 / 13 / AT) (...) turėtų būti patvirtinta, kad įvedant el. sąskaitų faktūrų, taisomųjų sąskaitų faktūrų, šių dokumentų ir sąskaitų dublikatų archyvavimo sistemą, Bendrovė turės teisę juos archyvuoti tik elektroniniu būdu, skenuotų dokumentų pavidalu, o popieriniu būdu – nebearchyvuoti. Be to, kaip teisingai pažymėjo Bendrovė, kai kurių sąskaitų faktūrų, taisomųjų sąskaitų faktūrų, dokumentų ir sąskaitų dublikatų archyvavimui popierine, kai kurių elektronine forma nėra teisinių kontraindikacijų. Tačiau toks elgesys nėra besąlygiškas. Įmonė turėtų garantuoti aukščiau paminėtų dalykų kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą dokumentus nuo jų išdavimo rangovų iki mokestinės prievolės pasibaigimo.

PVM mokėtojai ir apskaitos dokumentų archyvavimas

PVM mokėtojai privalo tvarkyti mokestinę apskaitą ir tol, kol baigiasi mokestinė prievolė. Apskaitos dokumentai turi būti saugomi originalios formos, suskirstyti į ataskaitinius laikotarpius, kad juos būtų galima bet kada lengvai rasti.

3 pavyzdys.

Verslininkas pateikė PVM deklaraciją už 2016 metų gruodžio mėnesį. Mokesčių sumokėjimo terminas – 2017 m. sausio 27 d. Todėl mokesčių mokėtojas įpareigotas dokumentus saugoti iki 2022 m.

Vienkartinės išmokos ir dokumentų archyvavimas

Verslininkų, apmokestinamų vienkartine išmoka, apskaitos dokumentų archyvavimo data yra tokia pati kaip ir mokesčių mokėtojams, turintiems KPiR. Reikia pridurti, kad jie privalo turėti ir saugoti prekių įsigijimo dokumentus, nors ir neapmoka išskaičiuojamų išlaidų. Įrašai ir visi apskaitos kvitai turi būti saugomi taip pat, kaip ir KPiR atveju, ty:

  • toje vietoje, kur vykdomas verslas,

  • jeigu veikla vykdoma įmonės forma – toje vietoje, kur yra įmonės buveinė,

  • buhalterijoje – taip pat šiuo atveju reikia pranešti atitinkamos mokesčių inspekcijos vadovui.

Mokesčių kortelė ir apskaitos dokumentų archyvavimas

Mokesčių mokėtojai, veikiantys mokesčių kortelės forma, sąskaitų ar sąskaitų, susijusių su prekių ar paslaugų pardavimu, kopijas privalo saugoti 5 mokestinius metus nuo vekselio ar sąskaitos faktūros išrašymo metų pabaigos.

Dėmesio!

Mokesčių mokėtojai, atsiskaitantys pagal mokesčio tarifą, sumokėtą mokesčių kortele, neprivalo vesti apskaitos, teikti mokesčių deklaracijų ar deklaracijų, informuojančių apie gautų pajamų dydį.

Apibendrinant galima teigti, kad apskaitos įrašai turi būti saugomi ir saugomi patikimai, kad mokesčių inspekcijos patikrinimo atveju jie būtų lengvai prieinami. Paprastai apskaitos dokumentų archyvavimas turėtų vykti 5 metus, skaičiuojant nuo metų, kuriais buvo pateikta metinė mokesčių deklaracija, pabaigos.