Naujos darbuotojų asmens bylų tvarkymo taisyklės

Paslauga.  T

Nuo 2019 metų įvedami revoliuciniai darbuotojų dokumentacijos pakeitimai. Kokios bus naujos asmens bylų saugojimo taisyklės? Kas pasikeis pačios darbuotojo bylos struktūroje? Mes aprašome viską žemiau.

Iš kur atsiranda pareiga saugoti darbuotojo dokumentus?

Pagal str. DK 94 str., viena iš darbdavio pareigų yra saugoti ir saugoti su darbo santykiais susijusius dokumentus bei darbuotojų asmens bylas.

Pagal Darbuotojų apskaitos vedimo reglamentą, galiojantį nuo 2019 m., darbuotojus samdantis asmuo privalo archyvuoti dokumentus dėl:

  • kandidatuoti į darbo vietą;

  • darbo santykių užmezgimas;

  • darbo santykių eiga;

  • darbo santykių nutraukimas;

  • užsakymo atsakomybė;

  • darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, įskaitant:

    • įvairūs darbuotojo prašymai (dėl, pavyzdžiui, atostogų iš darbo suteikimo asmeniniams reikalams tvarkyti, pasinaudojimo DK 188 str. teise, naudojant nestandartinius darbo laiko grafikus),

    • dokumentus, susijusius su užduotimis pagrįsto darbo laiko sistemos taikymu, viršvalandiniu darbu, laisvos dienos suteikimu

    • kiti sutikimai;

  • dokumentus, susijusius su prašymu dėl atostogų ir jų naudojimusi;

  • už darbą mokamo atlygio ir kitų su darbu susijusių išmokų kortelė (sąrašas) ir darbuotojo prašymas išmokėti atlyginimą asmeniškai;

  • darbo drabužių ir avalynės bei asmeninių apsaugos priemonių skyrimo, taip pat grynųjų pinigų ekvivalento sumokėjimo už nuosavų drabužių ir avalynės naudojimą, taip pat jų plovimą ir priežiūrą apskaitos žiniaraštį.

Kokios bus naujos asmens bylų saugojimo taisyklės?

Asmens bylų pakeitimai susiję ne tik su darbuotojų bylų sandara, bet ir su dokumentais, kurie turi būti saugomi bylose.

Nuo 2019 metų bylos bus skirstomos į keturias, o ne tris dalis, kaip anksčiau. Papildomoje D dalyje turėtų būti surinkti dokumentai, susiję su darbuotojo atsakomybe už tvarką.

Naujosiose asmens bylų saugojimo taisyklėse nurodoma, kad šios darbuotojo bylos dalys turi apimti:

A dalis – Prašymas įsidarbinti:

  1. pareiškimus ar dokumentus dėl asmens duomenų, surinktų kreipiantis į darbą,

  2. siuntimai atlikti medicininę apžiūrą ir medicininės pažymos dėl pirminės, periodinės ir vėlesnės sveikatos patikros (Darbo kodekso 229 straipsnio 1 dalies 1 punktas, 11 ir 12 dalys).

B dalis – įsisteigimas ir darbo eiga:

  1. pareiškimus ar dokumentus dėl asmens duomenų, surinktų, susijusių su darbo santykių nustatymu;

  2. darbo sutartis, o jei sutartis nebuvo sudaryta raštu – susitarimų dėl sutarties šalių, sutarties rūšies ir sąlygų patvirtinimas;

  3. veiklos sritis (pareigų apimtis), jeigu darbdavys šioje formoje papildomai nurodė darbuotojo užduotis, kylančias iš darbo sutartyje nurodytos darbo rūšies;

  4. dokumentai, susiję su darbuotojo darbu ypatingomis sąlygomis arba ypatingo pobūdžio darbu, kaip apibrėžta 2008 m. gruodžio 19 d. Įstatyme dėl pereinamojo laikotarpio pensijų;

  5. patvirtinimas, kad darbuotojas jį perskaitė:

    • su darbo taisyklių ar skelbimų turiniu,

    • laikantis darbuotojų sveikatos ir saugos nuostatų ir taisyklių,

    • su tam tikro tipo darbui, pareigoms ar atliekamoms funkcijoms skirtuose atskiruose nuostatuose nurodyta informacija, kuriai taikomas slaptumas;

  6. patvirtinimas, kad darbuotojas buvo informuotas:

    • dėl įdarbinimo sąlygų ir įdarbinimo sąlygų pasikeitimo,

    • dėl įdarbinimo sąlygų ir įdarbinimo sąlygų pasikeitimo,

    • apie stebėsenos tikslą, apimtį ir taikymo būdą,

    • apie profesinę riziką, susijusią su atliekamu darbu, ir apie apsaugos nuo grėsmių principus;

  7. patvirtinimas, kad nepilnametis darbuotojas ir jo atstovas pagal įstatymą gavo informaciją apie profesinę riziką, susijusią su paauglio atliekamu darbu, ir apie apsaugos nuo grėsmių principus;

  8. dokumentus, patvirtinančius, kad baigtas privalomas darbuotojų sveikatos ir saugos mokymas;

  9. pareiškimai dėl darbo ar darbo apmokėjimo sąlygų nutraukimo ar šių sąlygų pakeitimo kitu būdu;

  10. dokumentus, susijusius su turto patikėjimo darbuotojui pareiga grąžinti ar atsiskaityti, dokumentus, susijusius su darbuotojo bendrosios materialinės atsakomybės už patikėtą turtą priėmimu, įskaitant pareigą paskaičiuoti;

  11. dokumentus, susijusius su darbuotojo profesinės kvalifikacijos kėlimu arba su žinių ir įgūdžių įgijimu ar papildymu kitais principais nei susiję su profesinės kvalifikacijos kėlimu;

  12. dokumentai, susiję su darbuotojo apdovanojimo ar pasižymėjimo skyrimu;

  13. dokumentus, susijusius su darbuotojo prašymu ir naudojimusi nėštumo ir gimdymo atostogomis, atostogomis dėl nėštumo ir gimdymo atostogų, vaiko priežiūros atostogų, tėvystės atostogų ar vaiko priežiūros atostogų;

  14. dokumentus, susijusius su naudojimosi vaiko priežiūros atostogomis derinimu su darbo atlikimu šias atostogas suteikiančiam darbdaviui;

  15. dokumentus, susijusius su darbo laiko sutrumpėjimu, jei darbuotojas turi teisę į vaiko priežiūros atostogas;

  16. darbuotojo, kuris yra vaiko tėvas ar globėjas, pareiškimas apie ketinimą ar neketinimą įgyvendinti su tėvyste susijusias teises;

  17. su nemokamų atostogų suteikimu susiję dokumentai;

  18. siuntimai atlikti medicininę apžiūrą ir medicininės pažymos, susijusios su:

    • pirminės medicininės apžiūros (Darbo kodekso 229 str. 1 d. 2 p.),

    • periodinės ir kontrolinės medicininės apžiūros (DK 229 str. 2, 3, 5 d.);

  19. nekonkuravimo susitarimas, jeigu šalys tokią sutartį sudarė darbo metu;

  20. darbuotojo prašymas informuoti kompetentingą apylinkės darbo inspektorių apie naktinių darbuotojų įdarbinimą ir informacijos šiuo klausimu kopija, adresuota kompetentingam darbo inspektoriui;

  21. dokumentus, susijusius su darbdavio bendradarbiavimu su darbuotoją atstovaujančia profesinių sąjungų organizacija ar kitais subjektais su darbo santykiais susijusiais klausimais, kuriems reikalingas toks bendradarbiavimas;

  22. dokumentus apie darbo atlikimą nuotolinio darbo forma.

C dalis – Darbo sutarties nutraukimas

  1. pareiškimai, susiję su darbo sutarties nutraukimu;

  2. prašymai dėl darbo pažymėjimo išdavimo, taisymo ar papildymo;

  3. dokumentai apie grynųjų pinigų ekvivalento nesumokėjimą darbuotojui už kasmetines atostogas;

  4. išduoto darbo pažymėjimo kopiją;

  5. veiklos, susijusios su darbo užmokesčio areštu, susijusios su vykdomomis vykdomosiomis procedūromis, patvirtinimas;

  6. nekonkuravimo susitarimas pasibaigus darbo santykiui, jeigu šalys tokį susitarimą sudarė;

  1. siuntimus atlikti medicininę apžiūrą ir medicinines pažymas, susijusias su periodinėmis medicininėmis apžiūromis, susijusias su darbo atlikimu medžiagų ir kancerogenų ar fibrozinių dulkių poveikio sąlygomis (Darbo kodekso 229 str. 5 d. 2 p.).

D dalis – užsakymo atsakomybė

  1. dokumentus, pvz., pranešimų apie nuobaudas kopijas;

  2. kiti dokumentai, susiję su darbuotojo atsakomybe už tvarką ar atsakomybe, nurodyta atskirose nuostatose, kurios numato netesybų suliejimą po nustatyto termino.

Pagrindinės asmens bylų dalys taip pat gali būti suskirstytos į mažesnes temines dalis, pvz., B dalis į B1, B2 ir kt.

Kokia forma gali būti saugomos asmens bylos?

Naujos asmens bylų saugojimo taisyklės leidžia saugoti darbuotojų dokumentus popierine arba elektronine forma. Prievolė saugoti elektronines bylas yra 10 metų. Tačiau jei darbdavys laikysis tradicinės versijos, jis vis tiek privalės archyvuoti dokumentus 50 metų. Darbdaviams labai patogu sutrumpinti asmens bylų saugojimo laikotarpį. Elektroninės asmens bylų formos pranašumai yra šie:

  • nereikia turėti / nuomotis archyvų dokumentams saugoti,

  • mažiau popierizmo,

  • mažesnė failų sunaikinimo ar praradimo tikimybė.

Tačiau norint pasinaudoti sutrumpintu failų saugojimo laikotarpiu, ZUS reikia pateikti atitinkamus dokumentus, tai yra:

- pateikti deklaraciją (ZUS OSW),

- pateikti informacinę ataskaitą (ZUS RIA).

Svarbu tai, kad darbuotojams, įdarbintiems iki 1999 m. sausio 1 d., asmens bylų saugojimo laikas nesikeičia ir jos vis tiek turėtų būti archyvuojamos 50 metų.