Darbuotojų dokumentų saugojimas nuo 2020 m. – baudos už prastas sąlygas?

Co Dydžio Keitimas

2020 m. sausio 1 d. yra terminas, iki kurio verslininkai turėjo laiko pakoreguoti darbuotojų dokumentų saugojimo sąlygas. Priminsime, kad šis laikotarpis buvo nurodytas šeimos, darbo ir socialinės politikos ministro 2018-12-10 reglamente dėl darbuotojų dokumentacijos.

Teisingas darbuotojų dokumentų saugojimas

Kaip numatyta Darbuotojų dokumentų reglamente, šie įrašai turėtų būti saugomi tinkamomis sąlygomis ir taip, kad nekiltų grėsmė juos sunaikinti. Reglamente nurodoma, kad tinkamos sąlygos yra ne tik susijusios su duomenų apsauga nuo vagystės, bet labai svarbu ir su atitinkama temperatūra bei drėgme. Reglamento 8 punkto turinyje skaitome, kad „darbdavys sudaro tinkamas sąlygas apsaugoti darbuotojo dokumentus, laikomus ir saugomus popierine forma, kad jie nesugadintų, sugadintų ar neprarastų ir kad pašaliniai asmenys nepatektų, ypač užtikrindamas tinkamą drėgmę patalpa, kurioje saugoma darbuotojo dokumentacija, temperatūra ir šios patalpos apsauga nuo neleistino patekimo“.

Nors sąlygos, susijusios su apsauga nuo neteisėtos prieigos, yra gana aiškios, teiginys apie tinkamą drėgmę ir temperatūrą sukelia tam tikrų prieštaravimų. Tinka, o tai reiškia?

Drėgmė ir temperatūra

Į klausimą, ką įstatymų leidėjas sako, reiškia žodis, tinkamas temperatūrai ir drėgmei, atsako kitas reglamentas. Šios aplinkybės nurodytos Kultūros ministro 2005 m. vasario 15 d. potvarkyje dėl darbdavių asmens ir darbo užmokesčio dokumentų saugojimo sąlygų. Yra keletas gairių dėl dokumentų saugojimo sąlygų. Pagal šį teisės aktą dokumentacijos saugojimo patalpa negali būti drėgna ir negali būti įrengta nepritaikomame pastato rūsyje ar palėpėje. Mūsų archyve turi būti įrengtos priešgaisrinės durys ir priešgaisrinės signalizacijos bei signalizacijos sistema, apsaugotas nuo įsilaužimo naudojant apsaugos nuo įsilaužimo įrangą ar kitu būdu, tinkamu tam tikrai patalpai. Svarbu tai, kad popieriniai dokumentai turi būti apsaugoti nuo dulkių, pelėsių grybelių užkrėtimo ir vabzdžių bei graužikų padarytos žalos.

Drėgmės ir temperatūros sąlygos turi būti tikrinamos kasdien, o kontrolės rezultatai registruojami.

Pačios temperatūros ir drėgmės gairės yra pateiktos šio reglamento priede. Pagal jį kambario temperatūra turi būti nuo 14 iki 20 laipsnių šilumos, o didžiausias dienos svyravimas – 2 laipsniai. Kita vertus, drėgmė turėtų būti nuo 45 iki 60%, o per 24 valandas svyruoti +/- 5%. Matuoti šiuos veiksnius yra darbdavio pareiga, todėl jis turėtų tai daryti reguliariai, o matavimų rezultatai turi būti registruojami.

Baudos už blogas laikymo sąlygas?

Nuo 2020 m. sausio mėn. kiekvienas darbdavys turėtų saugoti darbuotojo dokumentus vadovaudamasis 2018 m. gruodžio 10 d. Šeimos, darbo ir socialinės politikos ministro reglamento dėl darbuotojų dokumentavimo gairėmis. Kaip nurodo Darbo ministerija ir Valstybinė darbo inspekcija, už pakeitimų nesilaikymą gali būti skiriamos nuobaudos. Nors konkrečių sumų pareigūnai nenurodė, buvo paminėta, kad dėl naujų taisyklių nesilaikymo bus svarstoma kiekvienu konkrečiu atveju, o baudos dydžiui įtakos turės aplinkybės. Tačiau verta pasitikrinti, kokiomis sąlygomis saugomi darbuotojų duomenys, nes bet kokie pažeidimai gali būti laikomi pažeidimu darbuotojo teisėms.